Recrutement d’une firme spécialisée en mise en place opérationnelle et en renforcement de capacités
1. Contexte et justification
La Fondation Haïtienne pour le Développement Intégré de la Région Nord (FHADIRN), en partenariat avec les Chambres de Commerce et d’Industrie du Corridor Nord (CCICN), met en œuvre le projet pilote des Unités de Facilitation et d’Assistance (UFA).
Ces UFA doivent jouer le rôle de guichet unique pour accompagner les Micro, Petites et Moyennes Entreprises (MPME) dans leurs démarches de formalisation et d’accès aux services publics et fiscaux.
Afin d’assurer une implantation efficace et cohérente des UFA, il est prévu de recourir à une firme de mise en place opérationnelle qui travaillera sous la supervision du Directeur exécutif de la FHADIRN, et en coordination avec la firme de communication et la firme numérique.
2. Objectif général de la mission
Appuyer la FHADIRN et les CCI dans la mise en place opérationnelle des UFA, en assurant la formation des intervenants, l’élaboration des procédures et outils de gestion, et l’appui au suivi-évaluation de la firme numérique chargée de la plateforme d’enregistrement
3. Objectifs spécifiques
Former les équipes locales (directeurs exécutifs, secrétaires, agents administratifs) aux méthodes de gestion des UFA.
Concevoir et standardiser les outils opérationnels : manuels de procédures, guides d’utilisation, canevas de rapports.
Élaborer les outils de ressources humaines : formulaires d’embauche, fiches de poste, grilles d’évaluation du personnel.
Accompagner le déploiement opérationnel (logistique, organisation des services, mise en place de l’accueil et du secrétariat).
Évaluer et suivre la performance de la firme numérique responsable de la plateforme de gestion et d’enregistrement.
4. Tâches et responsabilités de la firme
La firme devra exécuter les tâches suivantes :
Réaliser un diagnostic initial des besoins opérationnels et institutionnels des CCI.
Développer les modules de formation adaptés aux différents profils (directeurs, secrétaires, agents techniques).
Organiser et animer des sessions de formation pratiques (gestion administrative, gestion de guichet, suivi des MPME, relation avec les administrations).
Produire les formulaires d’embauche et de gestion RH (dossiers de recrutement, grilles d’évaluation, fiches de suivi).
Élaborer un manuel de procédures UFA (processus d’accueil, orientation, accompagnement, suivi des usagers).
Assurer un rôle d’auditeur externe dans la mise en place de la plateforme digitale : validation des livrables, cohérence avec les besoins des UFA, suivi des délais et qualité.
Fournir des rapports périodiques (mensuels et finaux) sur l’état d’avancement et les ajustements nécessaires.
5. Livrables attendus
Rapport de diagnostic initial (besoins opérationnels et institutionnels).
Modules et supports de formation.
Manuel de procédures opérationnelles des UFA.
Dossier RH standardisé :
Formulaires d’embauche,
Fiches de poste,
Grilles d’évaluation.
Rapports d’évaluation de la firme numérique (suivi, conformité et recommandations).
Rapport final d’exécution de la mission.
6. Durée et localisation de la mission
Durée de la mission : Six (6) mois (avec phases de diagnostic, formation, appui opérationnel et suivi-évaluation).
Zone d’intervention : Cap-Haïtien, Fort-Liberté et Port-de-Paix (Corridor Nord).
7. Profil et qualifications de la firme
Firme légalement enregistrée en Haïti, spécialisée en gestion organisationnelle, formation et développement institutionnel.
Expérience prouvée d’au moins cinq (5) ans dans l’accompagnement de projets de développement, l’appui institutionnel et la mise en place de dispositifs opérationnels.
Compétences pluridisciplinaires : gestion de projet, formation, organisation administrative, suivi-évaluation.
Expériences avérées dans la collaboration avec des institutions publiques, chambres de commerce ou associations professionnelles.
Capacité de déploiement territorial et logistique.
8. Supervision et coordination
La firme travaillera sous la supervision directe du Directeur Exécutif de la FHADIRN.
Elle collaborera avec :
La firme de communication (sensibilisation et visibilité),
La firme numérique (plateforme d’enregistrement et de gestion),
Les CCI (mise en œuvre locale des UFA).
9. Procédure de sélection
Les firmes intéressées devront soumettre :
Lettre de manifestation d’intérêt.
Présentation de la firme et documents légaux (registre de commerce, patente, NIF).
Expériences et références similaires (minimum 3).
Proposition technique (méthodologie, calendrier, équipe proposée).
Proposition financière détaillée