Recrutement de Secrétaires

1. Contexte et justification

Dans le cadre de la mise en œuvre des Unités de Facilitation et d’Assistance (UFA) au sein des Chambres de Commerce et d’Industrie du Corridor Nord, il est nécessaire de recruter des secrétaires qualifiés pour assurer les fonctions administratives, logistiques et de soutien.
Ces secrétaires joueront un rôle clé dans l’accueil des usagers, la gestion documentaire, la préparation des dossiers administratifs et le suivi des activités des UFA et des CCI. Leur contribution est essentielle pour garantir l’efficacité des services rendus aux Micro, Petites et Moyennes Entreprises (MPME) et aux partenaires institutionnels.

2. Objectif du poste

Assurer la gestion administrative, l’accueil et le secrétariat des Unités de Facilitation et d’Assistance (UFA), en appui aux directeurs exécutifs et aux équipes techniques locales, afin de renforcer la qualité et l’efficacité des services offerts par les CCI.

3. Responsabilités principales

Le/la secrétaire aura pour responsabilités :

Accueil et orientation

Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs et partenaires.

Fournir les informations de base sur les services de l’UFA et orienter les usagers vers les responsables concernés.

Gestion documentaire et communication

Organiser et tenir à jour les dossiers administratifs, registres, correspondances et archives.

Rédiger, taper et mettre en forme des courriers, notes et rapports.

Assurer la diffusion des informations aux équipes et partenaires selon les directives du directeur exécutif.

Appui administratif et logistique

Planifier et organiser les réunions, ateliers et causeries.

Préparer les documents de travail, convocations et comptes rendus.

Appuyer la gestion logistique (réservations, fournitures, matériel).

Suivi des activités de l’UFA

Tenir à jour l’agenda de l’unité et assurer le suivi des échéances administratives.

Préparer les supports pour le suivi-évaluation (tableaux, registres de présence, formulaires).

Collaborer à la préparation des rapports périodiques.

4. Profil et qualifications requises

Diplôme en secrétariat, bureautique, administration ou discipline connexe.

Expérience professionnelle d’au moins 2 ans dans un poste similaire (secrétariat, assistanat administratif).

Excellente maîtrise du Créole et du français écrit et oral ; la connaissance de l’Espagnol et de l’anglais constitue un atout.

Compétences en informatique (Word, Excel, PowerPoint, Internet, messagerie).

Sens de l’organisation, de la rigueur et capacité à travailler en équipe.

Qualités relationnelles et discrétion professionnelle.

5. Durée et localisation

Contrat à durée déterminée (CDD) de douze (12) mois renouvelable, avec une période probatoire de trois (3) mois.

Poste basé dans les Chambres de Commerce et d’Industrie du Corridor Nord (Cap-Haïtien, Fort-Liberté, Port-de-Paix), selon les besoins.

6. Supervision

Le/la secrétaire travaillera sous la supervision directe du Directeur exécutif de la CCI, avec un lien fonctionnel auprès de la FHADIRN et du Secrétaire Général du Conseil d’Administration de la CCI.

7. Livrables attendus

Registre actualisé des correspondances entrantes et sortantes.

Agenda tenu à jour et suivi des rendez-vous/activités.

Dossiers administratifs organisés et classés.

Comptes rendus de réunions et rapports de secrétariat produits régulièrement.

8. Procédure de recrutement

Dossier de candidature : CV détaillé, lettre de motivation, copies des diplômes et attestations d’expériences.

Sélection : examen des dossiers, test pratique de secrétariat/bureautique, entretien.

Attribution : signature de contrat sous l’autorité de la CCI et en conformité avec le projet pilote UFA.