Termes de Référence (TDR) – Secrétaire Générale du Projet UFA

1. Contexte

Dans le cadre du Projet Pilote d’Appui à la Formalisation des MPME et à la construction d’une Économie Résiliente dans le Corridor Nord, la Fondation Haïtienne pour le Développement Intégré de la Région Nord (FHADIRN) et les Chambres de Commerce et d’Industrie du Corridor Nord (CCICN) mettent en place des Unités de Facilitation et d’Assistance (UFA) au sein des chambres du Nord, du Nord Est et du Nord-Ouest.

Pour assurer une meilleure coordination et une gestion administrative rigoureuse, un Secrétariat Général est institué. Celui-ci sera dirigé par une Secrétaire Générale, qui jouera un rôle clé de soutien au Directeur exécutif de la FHADIRN et de coordination interinstitutionnelle.

2. Objectif général du poste

Assurer le pilotage administratif et la coordination interinstitutionnelle du projet UFA, en garantissant la bonne circulation de l’information, la centralisation des rapports et la consolidation des activités des firmes spécialisées impliquées (communication, opérationnelle, numérique).

3. Responsabilités principales

La Secrétaire Générale aura pour missions :

Coordination administrative : centraliser les correspondances, documents officiels et rapports du projet.

Appui au Directeur exécutif : organiser l’agenda, préparer les réunions et en assurer le suivi.

Supervision documentaire : élaborer et tenir à jour les tableaux de bord, les comptes rendus et les archives du projet.

Liaison interinstitutionnelle : assurer la communication avec les CCI, les ministères (MEF, MCI) et les partenaires techniques et financiers.

Suivi des firmes spécialisées : veiller à la réception et à la consolidation des livrables de la firme de communication, de la firme opérationnelle et de la firme numérique.

Rapportage : produire des notes de synthèse périodiques à l’attention du Directeur exécutif et du Conseil de la FHADIRN.

4. Profil requis

Diplôme universitaire en droit, administration publique, gestion, sciences politiques ou équivalent.

Minimum cinq (5) ans d’expérience dans un poste de responsabilité administrative, de coordination institutionnelle ou de gestion de projet.

Excellentes compétences rédactionnelles et organisationnelles.

Maîtrise du français (écrit et oral) ; connaissance du créole obligatoire ; anglais et espagnol souhaité.

Bonne maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint, messagerie, plateformes de gestion).

Esprit de synthèse, discrétion, sens de la diplomatie et grande capacité relationnelle.

5. Conditions du poste

Type de contrat : Contrat à durée déterminée (CDD) de douze (12) mois renouvelable, avec période probatoire de (3) mois.

Lieu d’affectation : Cap-Haïtien (siège FHADIRN), avec déplacements ponctuels dans le Nord, le Nord-Est et le Nord-Ouest.

Supervision : Sous l’autorité directe du Directeur exécutif de la FHADIRN.

6. Livrables attendus

Tableaux de bord mensuels consolidés.

Comptes rendus et procès-verbaux des réunions.

Rapports trimestriels de suivi administratif.

Note de synthèse annuelle sur l’exécution du projet UFA.